Start med den uge, der allerede findes
Mit første kig i kalenderen handler ikke om at fylde mere på. Det handler om at se, hvad der allerede er aftalt: møder, afleveringer, afhentning, opfølgninger, en kunde der venter på svar og de ting hjemme, som også har en deadline. Når det hele står i ét billede, bliver det tydeligt, hvilke dage der faktisk er åbne – og hvilke der kun ser åbne ud, hvis man glemmer resten af livet.
Jeg prøver at være konkret. Et møde klokken 10 er ikke bare en time i kalenderen. Det er forberedelsen før, noterne efter og den næste opgave, der måske bliver forsinket. Hvis jeg ikke regner den tid med, ender jeg med at lave en plan, som kun fungerer på papiret.
Find ugens ene bevægelse
Derefter spørger jeg: Hvad ville gøre den største forskel, hvis det faktisk blev gjort i denne uge? Det kan være at få lavet et oplæg, tage den svære samtale, sende den beslutning videre eller få ryddet op i noget, jeg har gået rundt om. Ikke nødvendigvis den nemmeste opgave. Den opgave, der skaber bevægelse.
Jeg lægger den ind som en reel blok i kalenderen. Ikke mellem to møder og ikke på en liste med 18 andre ting. Hvis jeg kun håber, at der opstår tid, er det som regel andres indbakker og beskeder, der får den tid først.
- Skriv ugens ene opgave i en hel sætning – ikke som et løst stikord.
- Læg 60–90 minutter til den, på et tidspunkt hvor du kan tænke klart.
- Skriv det første lille skridt ved siden af, så du ved præcis, hvordan du går i gang.
Se efter det, der kommer til at kollidere
En kalender bliver ofte svær, fordi vi ser hver aftale for sig. Jeg leder derfor efter de steder, hvor noget kan støde sammen: en lang mødedag efterfulgt af afhentning, en deadline oven på en vigtig familiedag eller tre samtaler, der alle kræver, at jeg er mentalt skarp. Det er ikke altid muligt at flytte tingene. Men det er bedre at opdage sammenstødet søndag end onsdag klokken 15.47.
Nogle gange betyder det, at jeg flytter en opfølgning. Andre gange betyder det bare, at jeg siger højt, at en leverance først kommer torsdag. Den slags er ikke manglende ambition. Det er at tage ansvar, før presset bliver til dårlig samvittighed.
Lad noget være åbent med vilje
Jeg prøver at lade mindst én blok i ugen være uden et navn. Den kan blive brugt på noget, der vælter planen, eller på den opgave, der viste sig at kræve mere end forventet. Hvis den ikke bliver brugt, er det ikke spild. Så har jeg fået plads til at samle op, tænke videre eller gå hjem uden at føle, at jeg løber fra noget.
Det er nok den vigtigste forskel for mig: Jeg forsøger ikke at gøre kalenderen tættere. Jeg forsøger at gøre den mere sand.